Gebruikersovereenkomst en Privacyverklaring

LOP Dendermonde SO
Gebruikers- en privacy voorwaarden
Aanmeldingssysteem voor 1A en 1B
Update 14 februari 2022

Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,
Als je jouw kind aanmeldt via www.naarschoolindendermonde.be ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het LOP Dendermonde SO die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Dendermonde SO zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten
via helpdesk-secundair@naarschoolindendermonde.be .
Houd er wel rekening mee dat wij jou dan de gevraagde dienst ‘het verwerken van de aanmelding van je kind’ niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de
aanmelding te kunnen starten.

Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem BDWM

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur. Scholen voor gewoon onderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Dendermonde Secundair onderwijs, zijn decretaal verplicht om hiervoor te werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De schoolbesturen van het LOP Dendermonde SO mandateren het LOP Dendermonde SO voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten. Uw persoonsgegevens worden door het LOP Dendermonde SO verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2023-2024, op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

Privacyverklaring

Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?
In het aanmeldingsregister komt de informatie:

• Die je bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde.
• Die noodzakelijk is voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft:
  • Of een ouder op de school werkt,
  • Of er al een broer of zus op school zit,
  • De vragen om te bepalen of uw kind indicator- of niet-indicatorleerling is:

U heeft de mogelijkheid om aan te duiden dat u niet kan antwoorden. Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

Je kunt jouw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode.
Je contacteert de helpdesk via helpdesk-secundair@naarschoolindendermonde.be
Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na 21 april 2023 om 14u (einde van de aanmeldperiode) is het niet meer mogelijk om je gegevens
te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van je kind en je gezin gebruikt ?

• Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:
  • de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
  • Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
  • Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde
    gegevens nog eens moet doorgeven.
  • Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren,
    als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
• Op globaal niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt
  • om de goede werking van het aanmeldsysteem BDWM te evalueren
  • Om na te gaan of het systeem technisch goed functioneert, de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren
  • In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders
  • Om te weten in welke mate we erin slagen in scholen een evenredige verdeling van
  • kansarme en kansrijke kinderen te realiseren
• Als je daarvoor toestemming geeft bij het verzenden van je aanmelding :
  • kunnen je contactgegevens ook gebruikt worden voor gerelateerde zaken, zoals de bevraging in het kader van de tevredenheidsmeting bij ouders

Wie kan welke gegevens van je kind en jouw gezinssituatie inzien ?

• De personen die door het LOP gemandateerd zijn om het aanmeldsysteem te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.
• De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van je kind.
• De school krijgt niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
• De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt.
• Ook deze scholen krijgen niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
• De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
  • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
  • geboortedatum, RRN (rijksregisternummer), adres van het kind
  • of het kind een verslag heeft met toegang tot buitengewoon onderwijs
  • je antwoord op de vragen omtrent het onderwijsniveau van de moeder en het ontvangen van een schooltoelage/ schooltoeslag
  • of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

Hoe worden de gegevens van jouw gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen:

• Controle door de beheerder :
  • Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de criteria afgesproken binnen het LOP
  • Dendermonde SO, gebeuren volgende noodzakelijke controles:
    • Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
    • Dubbele aanmelddossiers : één kind kan maar één keer aangemeld worden.

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen.
De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een aanmelddossier nooit aangepast.

• Controle door de school bij inschrijving: wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een
  aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om
  de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
  • Identiteitsbewijs van je kind;

Hoelang worden je gegevens bewaard?

Het LOP bewaart gedurende maximum 5 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

• Heb je vragen over welke gegevens wij over je kind verwerken? Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen?
  Neem contact op met helpdesk-secundair@naarschoolindendermonde.be
• Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Wend je tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc
• Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan?
  Er is een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing ?

Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.

Bezorg de disfunctiecommissie van het LOP Dendermonde SO uw eventuele klacht bij voorkeur voor 24 april 2023 en uiterlijk op 22 mei 2023.

• Ga je niet akkoord met de beslissing van deze lokale commissie, dan kun je een klacht indienen bij de commissie inzake Leerlingenrechten.